Leistung 04
Veranstaltungsplanung und -organisation
ESP-solutions erstellt Sicherheits- und Ordnungsdienstkonzepte für Veranstaltungen und begleitet Veranstalter im Genehmigungsverfahren. Ein solches Konzept beschreibt Gelände, Kapazität, Flucht- und Rettungswege, Personalstärke, Kommunikationswege und das Vorgehen bei Räumung oder Wetterlagen. Es wird von der Genehmigungsbehörde geprüft und ist bei größeren Veranstaltungen Voraussetzung für die Genehmigung.
Warum das früh anfangen sollte
Ein Sicherheitskonzept lässt sich nicht sinnvoll nachreichen, wenn Gelände, Kapazität und Ablauf bereits feststehen. Umgekehrt entscheidet es mit darüber, wie viele Besucher zugelassen werden, wo Zäune stehen und wie viele Kräfte Sie brauchen – also über Kosten, die Sie besser vor der Kalkulation kennen.
Wir empfehlen, das Konzept parallel zur Geländeplanung zu beginnen und nicht erst, wenn die Behörde danach fragt.
Was das Konzept enthält
Umfang und Tiefe richten sich nach Art und Größe der Veranstaltung. Der Rahmen ist in der Regel gleich:
- Beschreibung von Veranstaltung, Gelände und Zeitplan
- Berechnung der zulässigen Besucherkapazität
- Flucht- und Rettungswegplan, Zufahrten für Rettungskräfte
- Personalstärke des Ordnungsdienstes mit Begründung
- Kommunikations- und Meldewege, Zuständigkeiten
- Vorgehen bei Räumung, Unwetter und Ausfall der Technik
- Abstimmung mit Feuerwehr, Rettungsdienst und Polizei
Behördenabstimmung
Wir übernehmen die Abstimmung mit der Genehmigungsbehörde, arbeiten Rückfragen ein und nehmen an Sicherheitsbesprechungen teil. Sie bleiben Veranstalter und damit verantwortlich – aber Sie müssen sich nicht in die Materie einarbeiten.
Organisation über die Sicherheit hinaus
Auf Wunsch unterstützen wir auch bei Ablaufplanung, Geländeaufteilung und der Koordination von Dienstleistern. Das ergibt vor allem dann Sinn, wenn Sicherheit und Ablauf ohnehin zusammenhängen – etwa bei Einlassführung, Bühnenzeiten oder Verkehrsführung.
Häufige Fragen
- Ab wann braucht eine Veranstaltung ein Sicherheitskonzept?
- Eine feste bundesweite Besucherzahl gibt es nicht. Maßgeblich sind die Versammlungsstättenverordnung des jeweiligen Bundeslandes und die Einschätzung der Genehmigungsbehörde. In der Praxis wird ein Konzept regelmäßig ab etwa 1.000 gleichzeitig anwesenden Besuchern verlangt, bei erhöhtem Risiko auch deutlich früher. Fragen Sie im Zweifel früh bei der Behörde nach – die Antwort kostet nichts und ändert unter Umständen Ihre Planung.
- Wie viele Ordnungskräfte brauche ich?
- Die Personalstärke ergibt sich aus Besucherzahl, Geländezuschnitt, Anzahl der Zugänge, Art der Veranstaltung und den Auflagen der Behörde. Verbreitete Faustformeln bewegen sich im Bereich einer Kraft je 100 Besucher, sie ersetzen aber keine Berechnung: Eine offene Innenstadtfläche mit mehreren Zugängen bindet deutlich mehr Personal als ein umzäuntes Gelände mit einem Eingang.
- Wer haftet, wenn auf der Veranstaltung etwas passiert?
- Die Verkehrssicherungspflicht liegt beim Veranstalter. Sie lässt sich nicht durch die Beauftragung eines Sicherheitsdienstes übertragen. Ein sorgfältig erstelltes und mit der Behörde abgestimmtes Sicherheitskonzept sowie dessen dokumentierte Umsetzung sind jedoch das, worauf es im Schadensfall ankommt.
- Wie früh sollte ich anfragen?
- Für ein Konzept mit Behördenabstimmung planen Sie besser mehrere Monate ein, insbesondere bei Veranstaltungen im Freien und in der Sommersaison. Für reinen Ordnungsdienst ohne Konzept genügt oft ein kürzerer Vorlauf – die Personalverfügbarkeit an Wochenenden zwischen Mai und September ist am Bodensee allerdings knapp.
Schildern Sie uns Ihr Vorhaben – wir melden uns mit Rückfragen und einer Einschätzung.
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